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Phase 1 sur 4

Réception et Vérification Initiale

Jours 1 à 3 — Le point de départ de votre parcours d'adhésion au FIRPCAM. Votre dossier est reçu, enregistré et vérifié par le Bureau des Admissions.

Objectif de la Phase de Réception

La phase de réception constitue la première étape fondamentale du processus d'instruction de votre dossier. Durant ces trois jours ouvrables, le Bureau des Admissions du FIRPCAM procède à l'enregistrement officiel de votre candidature et à une vérification minutieuse de la complétude de votre dossier.

Cette phase vise à s'assurer que tous les documents requis sont présents, valides sur le plan formel et conformes aux exigences du FIRPCAM avant de transmettre le dossier au Comité Scientifique pour l'expertise approfondie. Il ne s'agit pas encore d'un examen de fond, mais d'un contrôle de forme essentiel pour garantir la fluidité des phases suivantes.

Dès la réception de votre dossier, un gestionnaire de dossier dédié vous est assigné. Ce professionnel sera votre interlocuteur unique tout au long du processus et vous accompagnera jusqu'à la décision finale du Comité de Validation.

Déroulement Jour par Jour

Jour 1 — Enregistrement

Réception et Enregistrement Officiel

Votre dossier est réceptionné par le Bureau des Admissions au siège du FIRPCAM à Genève ou auprès du bureau régional compétent. Il est immédiatement enregistré dans le système informatique sécurisé du FIRPCAM.

Un numéro de dossier unique au format FIRPCAM-AAAA-XXXXX vous est attribué. Ce numéro sera votre référence pour toute correspondance avec le FIRPCAM. L'horodatage de la réception fait foi pour le calcul des délais de traitement.

Les documents physiques sont numérisés en haute résolution et archivés dans le coffre-fort numérique sécurisé. Les originaux sont placés sous scellé dans le coffre physique du Bureau des Admissions.

Jour 2 — Vérification

Contrôle de Complétude

Le gestionnaire de dossier procède à la vérification systématique de la complétude de votre dossier. Chaque document est contrôlé selon une grille d'évaluation standardisée comprenant plus de 40 points de vérification :

  • Certificat de Propriété — Présence, date de validité, signature notariée, apostille si nécessaire
  • Rapport d'Expertise — Présence, date (moins de 6 mois), expert agréé, contenu conforme
  • Certificat de Provenance — Présence, chaîne de propriété complète, cohérence des dates
  • Police d'Assurance — Présence, couverture active, montant minimum, périmètre international
  • Attestation de Conformité — Présence, autorité émettrice reconnue, date de validité
  • Certificats d'Adhésion — Présence des 4 certificats (AITIC, ACR, CIAAC, CICR), statut actif
  • Rapport d'Inventaire Certifié — Présence, exhaustivité, certification par organisme accrédité
Jour 3 — Notification

Accusé de Réception et Suite

Au terme du contrôle de complétude, votre gestionnaire vous adresse un accusé de réception officiel par courrier électronique sécurisé et par voie postale recommandée. Ce document confirme la bonne réception de votre dossier et précise la suite du processus.

Si le dossier est complet, il est transmis au Comité Scientifique pour le lancement de la Phase 2 (Expertise) dès le jour ouvrable suivant.

En Cas de Dossier Incomplet

Si le contrôle de complétude révèle l'absence ou la non-conformité d'un ou plusieurs documents, votre gestionnaire vous adresse une notification de complément détaillant précisément les éléments manquants ou à corriger.

Vous disposez alors d'un délai de 10 jours ouvrables à compter de la date de notification pour fournir les pièces complémentaires. Ce délai est non renouvelable, sauf circonstances exceptionnelles appréciées par le Directeur des Admissions.

Conséquences d'un dossier incomplet

  • Complément fourni dans les délais : Le processus reprend au point d'interruption. Le compteur des 15 jours est suspendu pendant la période de complément et reprend à la réception des pièces manquantes.
  • Complément non fourni dans les délais : Le dossier est classé sans suite. Les frais déjà versés sont conservés à titre de frais de traitement. Le candidat peut soumettre un nouveau dossier complet ultérieurement.
  • Document frauduleux détecté : Le dossier est immédiatement rejeté et les autorités compétentes sont informées conformément aux obligations légales du FIRPCAM.

Conseil pratique

Avant de soumettre votre dossier, nous vous recommandons vivement de vérifier la complétude de chaque document à l'aide de la liste de contrôle disponible sur la page de chaque document. Un dossier complet dès le premier envoi permet un traitement dans les meilleurs délais et évite toute suspension du processus.

Vue d'Ensemble Phase Suivante : Expertise